Vous avez reçu un avis d’inspection professionnelle? Voici à quoi vous attendre et comment vous préparer.
Qu’est-ce que l’inspection professionnelle?
Chaque année, plusieurs centaines de membres font l’objet d’une inspection, comme le prévoit le Programme de surveillance générale annuel.
Cette démarche s’inscrit dans la mission de protection du public : les ordres professionnels ont l’obligation d’inspecter leurs membres pour s’assurer que leurs activités sont exercées conformément au cadre législatif, réglementaire et normatif en vigueur.
Nous savons qu’une inspection peut susciter de l’appréhension. Rappelez-vous que l’objectif n’est pas de vous prendre en faute, mais bien de vous soutenir dans le développement et l’amélioration continue de votre pratique.
L’inspection professionnelle est avant tout un moment de réflexion sur votre travail. C’est l’occasion de faire le point sur vos façons de faire, de poser vos questions et de consolider vos connaissances.
Pendant tout le processus, vous bénéficiez d’un accompagnement. Une personne-ressource est disponible pour répondre à vos questions, vous guider à chaque étape et vous offrir les éclaircissements nécessaires sur le déroulement de la procédure et les attentes de l’Ordre.
Notez que l’ensemble du processus peut durer un certain temps. La longueur de l’inspection dépend de plusieurs facteurs et chaque situation est différente. Votre inspectrice ou inspecteur pourra vous renseigner.
Déroulement de l’inspection
Voici un aperçu du déroulement de l’ensemble du processus d’inspection, du premier au dernier jour. Les détails des étapes de l’inspection sont présentés plus bas sur cette page.
Votre inspection commence 10 jours plus tard, ce qui vous laisse du temps pour vous préparer.
La prise de contact a lieu quelques jours après la réception du questionnaire.
La rencontre de démarrage
- Cette rencontre téléphonique dure de 20 à 30 minutes.
- L’inspectrice ou l’inspecteur vous explique le déroulement de l’inspection et le rôle des personnes impliquées. Et bien sûr, elle ou il répond à toutes vos questions.
- La rencontre vise à démystifier l’inspection, à clarifier les attentes et à vous rassurer sur le sens de la démarche.
Elle comprend 1, 2 ou 3 étapes, selon les cas.
Vous recevez un avis par courriel 10 jours avant chaque nouvelle étape.
Vous recevez votre rapport. 3 scénarios sont possibles.
Comment se préparer à une inspection
Les avis d’inspection sont envoyés par courriel 10 jours ouvrables avant le début de la période d’inspection. Nous vous encourageons à utiliser cette période pour vous préparer.
- Mettez à jour vos renseignements personnels (Mon espace > Mon profil)
- Assurez-vous que votre dossier de formation continue est à jour (Mon espace > Mon espace formation). Au besoin, consultez le guide de la formation continue.
- Faites les lectures préparatoires à l’inspection.
Les lectures préparatoires
- Pour vous préparer à répondre au questionnaire, l’Ordre vous propose une liste de lectures préparatoires.
- Le questionnaire d’inspection touche divers aspects de la pratique. Les lectures préparatoires vous rafraîchissent la mémoire et vous remettent en tête les lois, règlements et normes qui encadrent votre travail.
- Vous n’avez pas à tout lire en détail. Concentrez-vous sur ce qui est pertinent pour vos activités professionnelles afin d’avoir l’essentiel à l’esprit au moment de remplir le questionnaire.
Comprendre les 3 étapes de l’inspection
L’inspection professionnelle peut comporter jusqu’à 3 étapes :
- le questionnaire (étape 1)
- l’entrevue (étape 2)
- la visite sur le lieu de travail (étape 3)
Dans la majorité des cas, l’inspection prend fin à l’étape 1.
Ainsi :
- 100% des personnes inspectées passent par l’étape 1
- Environ 30% passent aussi par l’étape 2
- À peine 1% passent par les 3 étapes.
Vous recevez un avis par courriel 10 jours avant chacune des étapes. Cet avis comprend tous les renseignements que vous devez connaître pour l’étape à venir.
N’oubliez pas que votre inspectrice ou votre inspecteur est là pour vous si vous avez des questions ou des préoccupations.
Comprendre le rôle de l’inspectrice ou de l’inspecteur
- Votre inspectrice ou inspecteur vous accompagnera du début à la fin du processus d’inspection.
- C’est elle ou lui qui analysera votre questionnaire (étape 1). Si votre inspection se poursuit aux étapes 2 et 3, c’est aussi cette personne qui vous fera passer l’entrevue (étape 2) et qui effectuera la visite sur votre lieu de travail (étape 3).
- Votre inspectrice ou inspecteur est également votre personne-ressource pour toute question ou préoccupation. Vous pouvez communiquer avec elle ou lui à n’importe quel moment.
- Si vous souhaitez parler à une autre personne que votre inspectrice ou votre inspecteur durant la procédure d’inspection, n’hésitez pas à communiquer avec la Direction de l’inspection professionnelle.
La première étape consiste en une réflexion approfondie sur votre pratique à partir du questionnaire d’inspection.
Ce que vous devez savoir
- 100% des personnes inspectées passent par cette étape.
- Le lien vers le questionnaire d’inspection en ligne vous sera envoyé par courriel 10 jours ouvrables après l’avis d’inspection.
- Vous pouvez demander à votre employeur de vous libérer pendant les heures de travail pour que vous puissiez remplir le questionnaire (notez qu’il n’en a pas l’obligation). Si vous le souhaitez, remettez-lui l’avis à l’employeur préparé par l’Ordre.
Ce que vous devez faire
- Vous devez répondre au questionnaire en ligne (4 modules).
- Prévoyez 12 à 18 heures pour répondre au questionnaire.
- Vous pourrez sauvegarder vos réponses et y revenir plus tard.
- Vous avez 30 jours pour répondre au questionnaire.
- Après 30 jours, le questionnaire ne sera plus accessible.
Après l’étape 1, dans environ 30% des cas, l’inspectrice ou l’inspecteur souhaitera discuter de vive voix avec la personne inspectée pour avoir une meilleure compréhension de sa manière de travailler. L’entrevue permet d’aller plus en profondeur et en détail sur certains aspects.
Ce que vous devez savoir
- L’entrevue se déroule en visioconférence.
- Elle dure environ 2 heures.
- Elle se déroule normalement avec la même inspectrice ou le même inspecteur que pour l’étape 1.
L’entrevue comprend 3 parties :
- votre profil professionnel
- vos connaissances et compétences en lien avec votre pratique et votre milieu d’exercice
- un retour sur le ou les dossiers clients
Les dossiers clients
Pour l’entrevue, vous aurez besoin du dossier client analysé au module 3 du questionnaire.
Selon la nature et le cadre de vos activités professionnelles, l’inspectrice ou l’inspecteur pourrait vous demander de déposer un second dossier représentatif de votre pratique. Vous choisirez ensemble ce dossier.
L’Ordre peut vous fournir un document afin de faciliter l’accès à vos dossiers auprès du service des archives de votre établissement.
Les dossiers doivent être placés dans Mon espace > Mon inspection.
Si vos dossiers sont des documents papier et que vous n’êtes pas en mesure de les numériser, vous pouvez les transmettre à l’Ordre par la poste.
Les dossiers clients doivent être complets. Un dossier complet comprend :
| T.S. | T.C.F. |
|---|---|
| Une évaluation du fonctionnement social | Une évaluation |
| Un plan ou des stratégies d’intervention | Un plan de traitement |
| Les notes chronologiques | Un sommaire du traitement |
| Un sommaire d’intervention |
Participer à l’entrevue
- Assurez-vous d’être dans un lieu où vous ne risquez pas qu’on vous dérange durant toute la durée de l’entretien (2 h).
- Vous aurez besoin d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone muni d’une caméra et d’un bon micro, avec une connexion internet fonctionnelle.
- Vous aurez les dossiers clients en main (format papier ou numérique).
- Si vous le souhaitez, vous pouvez demander qu’une personne de votre entourage assiste à l’entrevue à titre d’observatrice.
Il arrive (environ 1% des inspections) que l’inspectrice ou l’inspecteur juge opportun de se rendre sur le lieu de travail de la personne inspectée.
Ce qu’il faut savoir
- Cette visite dure environ 2 heures.
- La visite est habituellement assurée par la même inspectrice ou le même inspecteur que pour les étapes 1 et 2. Il est toutefois possible que cette personne soit accompagnée d’un autre membre de l’équipe d’inspection ou d’une personne experte.
Cette visite est l’occasion pour votre inspectrice ou votre inspecteur de mieux comprendre votre milieu de travail et la réalité de votre pratique. Cette étape permet aussi de vérifier que vos façons de faire respectent bien le cadre légal, réglementaire et normatif qui encadre la profession.
En quoi consiste la visite
- La vérification des installations, du matériel et des outils informatiques utilisés dans votre pratique
- La vérification des modalités de tenue et de conservation des dossiers, lorsque cela s’applique
- Un entretien semi-structuré portant sur vos connaissances et compétences
La fin de l’inspection et les scénarios possibles
Au terme du processus d’inspection (que vous ayez fait 1, 2 ou 3 étapes), un rapport vous est transmis. 3 scénarios sont possibles, mais un seul s’appliquera à votre situation.
En conclusion du rapport, la PRIP formule des commentaires visant l’amélioration de votre pratique.
Si elle le juge approprié, elle peut également demander certaines mesures d’amélioration1, notamment :
- apporter des améliorations à certains aspects de votre pratique, à la tenue de votre cabinet de consultation ou à la gestion de vos dossiers professionnels
- suivre des formations ou réaliser des activités de perfectionnement : lectures, ateliers, activités d’échanges de pratique, supervision individuelle ou de groupe, lectures dirigées, tutorat
- fournir une preuve d’amélioration de certains éléments identifiés dans le rapport
À moins qu’un autre délai ne soit précisé, vous disposez d’un délai d’un an pour vous conformer aux mesures demandées par la PRIP.
À sa discrétion, la PRIP peut également demander une visite de suivi afin de s’assurer que vous avez donné suite à ses demandes. En cas de défaut, elle peut ordonner une nouvelle inspection.
Lorsque vous aurez pris connaissance du rapport, vous avez 15 jours pour vous rendre sur Mon espace > Mon inspection pour :
- Vous engager à respecter les demandes de la PRIP ainsi qu’à améliorer votre pratique (en cliquant sur « Je m’engage »)
- Inscrire vos commentaires ou une demande de précision, si vous le souhaitez.
En raison du nombre et de la nature des manquements observés, la PRIP estime qu’il y a lieu de demander une inspection professionnelle approfondie (IPA) (appelée «Inspection portant sur la compétence professionnelle» dans le Règlement2).
Dans ce cas, un avis à cet effet vous sera acheminé.
Si la PRIP évalue que la situation représente un risque de préjudice à la population, elle demande à vous rencontrer. Elle vous transmet le rapport d’inspection après la rencontre, ainsi qu’un Avis d’intention de recommander l’imposition de mesures3.
Lorsque vous aurez pris connaissance du rapport d’inspection et de l’Avis d’intention, vous avez 15 jours pour vous rendre sur Mon espace > Mon inspection pour y inscrire vos observations écrites, si vous le souhaitez. Cette démarche est optionnelle mais fortement recommandée.
À la suite de l’analyse de vos observations écrites, 2 issues sont possibles :
- Vous reconnaissez la situation et vous vous engagez à vous conformer aux mesures demandées par la PRIP. Vous avez 1 an pour ce faire.
- Vous n’êtes pas d’accord avec les conclusions et les mesures demandées ou vous refusez de vous engager; ou encore la situation représente un risque élevé de préjudice à la population : la PRIP transmet alors votre dossier au comité d’inspection professionnelle (CIP) à qui il recommande de vous imposer des mesures.
Éléments communs à tous les scénarios
Sondage de satisfaction
Le sondage de satisfaction, optionnel mais fortement recommandé, vous donne la possibilité d’exprimer votre point de vue sur le processus d’inspection et nous aide à l’améliorer.
Déclaration des heures de lecture à titre de formation continue
Vous pouvez déclarer jusqu’à 3 heures pour vos lectures préparatoires à l’inspection à titre de formation continue.
- Les mesures s’appuient notamment sur l’article 24 du Règlement sur l’inspection professionnelle des membres de l’Ordre. ↩︎
- Ce scénario s’appuie notamment sur l’article 20 du Règlement sur l’inspection professionnelle des membres de l’Ordre. ↩︎
- Les mesures s’appuient notamment sur les lois et règlements suivants : Code des professions, chapitre C-26, article 55, Code des professions, chapitre C-26, article 113, Règlement sur l’inspection professionnelle des membres de l’Ordre, article 25 ↩︎