Comprendre le processus de l’inspection professionnelle et s’y préparer adéquatement
Vous avez reçu un avis d’inspection professionnelle? Voici à quoi vous attendre et comment vous préparer.
Qu’est-ce que l’inspection professionnelle?
Chaque année, plusieurs centaines de membres font l’objet d’une inspection, comme le prévoit le Programme de surveillance générale annuel.
Cette démarche s’inscrit dans la mission de protection du public : les ordres professionnels ont l’obligation d’inspecter leurs membres pour s’assurer que leurs activités sont exercées conformément au cadre législatif, réglementaire et normatif en vigueur.
Nous savons qu’une inspection peut susciter de l’appréhension. Rappelez-vous que l’objectif n’est pas de vous prendre en faute, mais bien de vous soutenir dans le développement et l’amélioration continue de votre pratique.
L’inspection professionnelle est avant tout un moment de réflexion sur votre travail. C’est l’occasion de faire le point sur vos façons de faire, de poser vos questions et de consolider vos connaissances.
Pendant tout le processus, les personnes inspectées bénéficient d’un accompagnement. Une personne-ressource est disponible pour répondre à vos questions, vous guider à chaque étape et vous offrir les éclaircissements nécessaires sur le déroulement de la procédure et les attentes de l’Ordre.
Notez que l’ensemble du processus peut durer un certain temps. La longueur de l’inspection dépend de plusieurs facteurs et chaque situation est différente. Votre inspectrice ou inspecteur pourra vous renseigner.
Déroulement de l’inspection
Voici un aperçu du déroulement de l’ensemble du processus d’inspection, du premier au dernier jour. Les détails des étapes de l’inspection sont présentés plus bas sur cette page.
Vous recevez par courriel un avis d’inspection (jour 1).
Votre inspection commence 10 jours plus tard, ce qui vous laisse du temps pour vous préparer.
10 jours après votre avis d’inspection (jour 10), vous recevez par courriel un lien menant au questionnaire en ligne.
Quelques jours plus tard, votre inspectrice ou inspecteur vous appelle pour vous proposer une rencontre de démarrage.
La rencontre de démarrage
• Cette rencontre téléphonique dure de 20 à 30 minutes.
• L’inspectrice ou l’inspecteur vous explique le déroulement de l’inspection et le rôle des personnes impliquées. Et bien sûr, il ou elle répond à toutes vos questions.
• La rencontre vise à démystifier l’inspection, à clarifier les attentes et à vous rassurer sur le sens de la démarche.
L’inspection commence. Elle comprend 1, 2 ou 3 étapes, selon les cas.
Vous recevez un avis par courriel 10 jours avant chaque nouvelle étape.
Conclusion de l’inspection : vous recevez votre rapport, avec 3 scénarios possibles.
Comment se préparer à une inspection
Les avis d’inspection sont envoyés par courriel 10 jours ouvrables avant le début de la période d’inspection. Nous vous encourageons à utiliser cette période pour vous préparer.
- Mettez à jour vos renseignements personnels dans Mon profil.
- Assurez-vous que votre dossier de formation continue est à jour (Mon espace > Mon espace formation). Au besoin, consultez le guide de la formation continue.
- Faites les lectures préparatoires à l’inspection.
Les lectures préparatoires
• Pour vous préparer à répondre au questionnaire, l’Ordre vous propose une liste de lectures préparatoires.
• Le questionnaire d’inspection touche divers aspects de la pratique. Les lectures préparatoires vous rafraîchissent la mémoire et vous remettent en tête les lois, règlements et normes qui encadrent votre travail.
• Vous n’avez pas à tout lire en détail. Concentrez-vous sur ce qui est pertinent pour vos activités professionnelles afin d’avoir l’essentiel à l’esprit au moment de remplir le questionnaire.
Comprendre les 3 étapes de l’inspection
L’inspection professionnelle peut comporter jusqu’à 3 étapes :
- le questionnaire (étape 1)
- l’entrevue (étape 2)
- la visite sur le lieu de travail (étape 3)
Dans la majorité des cas, l’inspection prend fin à l’étape 1.
Ainsi :
- 100% des personnes inspectées passent par l’étape 1
- environ 30% passent aussi par l’étape 2
- à peine 1% passent par les 3 étapes
Vous recevez un avis par courriel 10 jours avant chacune des étapes. Cet avis comprend tous les renseignements que vous devez connaître pour l’étape à venir.
N’oubliez pas que votre inspectrice ou votre inspecteur est là pour vous si vous avez des questions ou des préoccupations.
Comprendre le rôle de l’inspectrice ou de l’inspecteur
• Votre inspectrice ou inspecteur vous accompagnera du début à la fin du processus d’inspection.
• C’est elle ou lui qui analysera votre questionnaire (étape 1). Si votre inspection se poursuit aux étapes 2 et 3, c’est aussi cette personne qui vous fera passer l’entrevue (étape 2) et qui effectuera la visite sur votre lieu de travail (étape 3).
• Votre inspectrice ou inspecteur est également votre personne-ressource pour toute question ou préoccupation. Vous pouvez communiquer avec elle ou lui à n’importe quel moment.
• Si vous souhaitez parler à une autre personne que votre inspectrice ou votre inspecteur durant la procédure d’inspection, n’hésitez pas à communiquer avec la Direction de l’inspection professionnelle.
Étape 1 : le questionnaire
La première étape consiste en une réflexion approfondie sur votre pratique à partir du questionnaire d’inspection.
Ce que vous devez savoir
- 100% des personnes inspectées passent par cette étape.
- Le lien vers le questionnaire d’inspection en ligne vous sera envoyé par courriel 10 jours ouvrables après l’avis d’inspection.
- Vous pouvez demander à votre employeur de vous libérer pendant les heures de travail pour que vous puissiez remplir le questionnaire (notez qu’il n’en a pas l’obligation). Si vous le souhaitez, remettez-lui cet Avis à l’employeur préparé par l’Ordre.
Ce que vous devez faire
- Vous devez répondre au questionnaire en ligne (4 modules).
- Prévoyez 7 à 10 heures pour répondre au questionnaire.
- Vous pourrez sauvegarder vos réponses et y revenir plus tard.
- Vous avez 30 jours pour répondre au questionnaire.
- Après 30 jours, le questionnaire ne sera plus accessible.
Étape 2 : l’entrevue
Après l’étape 1, dans environ 30% des cas, l’inspectrice ou l’inspecteur souhaitera discuter de vive voix avec la personne inspectée pour avoir une meilleure compréhension de sa manière de travailler. L’entrevue permet d’aller plus en profondeur et en détail sur certains aspects.
Ce que vous devez savoir
- L’entrevue se déroule en visioconférence.
- Elle dure environ 2 heures.
- Elle se déroule normalement avec le même inspecteur ou la même inspectrice que pour l’étape 1.
L’entrevue comprend 3 parties :
- votre profil professionnel
- vos connaissances et compétences en lien avec votre pratique et votre milieu d’exercice
- un retour sur le ou les dossiers clients
Les dossiers clients
Pour l’entrevue, vous aurez besoin du dossier client analysé au module 3 du questionnaire.
Selon la nature et le cadre de vos activités professionnelles, l’inspectrice ou l’inspecteur pourrait vous demander de déposer un second dossier représentatif de votre pratique. Vous choisirez ensemble ce dossier.
Pour faciliter l’accès à vos dossiers auprès du service des archives de votre établissement, vous pouvez remplir et présenter ce document.
Les dossiers doivent être placés dans Mon espace > Mon inspection.
Si vos dossiers sont des documents papier et que vous n’êtes pas en mesure de les numériser, vous pouvez les transmettre à l’Ordre par la poste :
Les dossiers clients doivent être complets. Un dossier complet comprend :
| T.S. | T.C.F. |
|---|---|
| Une évaluation du fonctionnement social | Une évaluation |
| Un plan ou des stratégies d’intervention | Un plan de traitement |
| Les notes chronologiques | Un sommaire du traitement |
| Un sommaire d’intervention |
Participer à l’entrevue
- Assurez-vous d’être dans un lieu où vous ne risquez pas qu’on vous dérange durant toute la durée de l’entretien (2 h).
- Vous aurez besoin d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone muni d’une caméra et d’un bon micro, avec une connexion internet fonctionnelle.
- Vous aurez les dossiers clients en main (format papier ou numérique).
- Si vous le souhaitez, vous pouvez demander qu’une personne de votre entourage assiste à l’entrevue à titre d’observatrice.
Étape 3 : la visite sur le lieu de travail
Il arrive (environ 1% des inspections) que l’inspectrice ou l’inspecteur juge opportun de se rendre sur le lieu de travail de la personne inspectée.
Ce qu’il faut savoir
- Cette visite dure environ 2 heures.
- La visite est habituellement assurée par la même inspectrice ou le même inspecteur que pour les étapes 1 et 2. Il est toutefois possible que cette personne soit accompagnée d’un autre membre de l’équipe d’inspection ou d’une personne experte.
Cette visite est l’occasion pour votre inspectrice ou votre inspecteur de mieux comprendre votre milieu de travail et la réalité de votre pratique. Cette étape permet aussi de vérifier que vos façons de faire respectent bien le cadre légal, réglementaire et normatif qui encadre la profession.
En quoi consiste la visite
- La vérification des installations, du matériel et des outils informatiques utilisés dans votre pratique
- La vérification des modalités de tenue et de conservation des dossiers, lorsque cela s’applique
- Un entretien semi-structuré portant sur vos connaissances et compétences
La fin de l’inspection et les 3 scénarios possibles
Au terme du processus d’inspection (que vous ayez fait 1, 2 ou 3 étapes), un rapport vous est transmis. 3 scénarios sont possibles, mais un seul s’appliquera à votre situation.
5 éléments sont communs à tous les scénarios
1. Le rapport d’inspection
Toutes les personnes inspectées reçoivent un rapport complet.
Le rapport comprend 2 volets :
- les constats, formulés par votre inspectrice ou inspecteur
- les recommandations, formulées par la personne responsable de l’inspection professionnelle (PRIP)
Prenez le temps de le lire attentivement.
2. L’engagement envers l’amélioration
Lorsque vous aurez pris connaissance du rapport, rendez-vous sur Mon espace > Mon inspection, cliquez sur «Je m’engage» pour vous engager à respecter les recommandations de la PRIP et à améliorer votre pratique. Vous avez 15 jours (après la réception du rapport) pour le faire.
3. La rétroaction
Vous avez l’occasion de nous faire part de votre rétroaction, que ce soit pour obtenir des éclaircissements ou pour partager vos observations.
Dans la fenêtre où vous confirmez votre engagement, un espace est prévu pour votre rétroaction.
- Vous devez formuler votre rétroaction avant d’appuyer sur Valider (après il sera trop tard). Après avoir confirmé votre engagement en cliquant sur Valider, vous n’aurez plus accès à la fenêtre de rétroaction.
- Vous disposez de 15 jours après la réception du rapport pour transmettre votre rétroaction (dans Mon espace > Mon inspection).
Remarque : Faire part de votre rétroaction est une démarche optionnelle, mais elle est encouragée dans tous les cas, et est fortement recommandée si le scénario 3 vous concerne.
4. Le sondage de satisfaction
Le sondage de satisfaction, optionnel mais fortement recommandé, vous donne la possibilité d’exprimer votre point de vue sur le processus d’inspection et nous aide à l’améliorer.
5. Déclaration des heures de lecture à titre de formation continue
Vous pouvez déclarer jusqu’à 3 heures pour vos lectures préparatoires à l’inspection à titre de formation continue.
Voici les 3 scénarios possibles.
Scénario 1
En conclusion du rapport, la PRIP formule des commentaires visant l’amélioration de votre pratique.
Si elle le juge approprié, elle peut également prescrire certaines mesures, notamment :
- apporter des améliorations à certains aspects de votre pratique, à la tenue de votre cabinet de consultation ou à la gestion de vos dossiers professionnels
- suivre des formations ou réaliser des activités de perfectionnement : lectures, ateliers, activités d’échanges de pratique, supervision individuelle ou de groupe, lectures dirigées, tutorat
- fournir une preuve d’amélioration de certains éléments identifiés dans le rapport
À moins qu’un autre délai ne soit précisé, vous disposez d’un délai d’un an pour vous conformer aux mesures prescrites par la PRIP.
À sa discrétion, la PRIP peut également demander une visite de suivi afin de s’assurer que vous avez donné suite à ses demandes. En cas de défaut, elle peut ordonner une nouvelle inspection.
(Les mesures s’appuient notamment sur l’article 24 du Règlement sur l’inspection professionnelle des membres de l’Ordre.)
Scénario 2
En raison du nombre et de la nature des manquements observés, la PRIP estime qu’il y a lieu de demander une inspection professionnelle approfondie (IPA) (appelée «Inspection portant sur la compétence professionnelle» dans le Règlement).
(Les mesures s’appuient notamment sur l’article 20 du Règlement sur l’inspection professionnelle des membres de l’Ordre.)
Scénario 3
Si la gravité des manquements le justifie, la PRIP demande à vous rencontrer. Elle vous transmet le rapport d’inspection après la rencontre.
2 issues sont alors possibles :
a) Vous reconnaissez la situation et vous vous engagez à vous conformer aux mesures imposées par la PRIP. Vous avez 1 an pour ce faire.
b) Vous niez ou relativisez les faits reprochés; ou vous n’êtes pas d’accord avec les conclusions et les mesures imposées et vous refusez de vous engager; ou encore la situation est particulièrement grave : la PRIP transmet alors votre dossier au comité d’inspection professionnelle (CIP) à qui il recommande de vous imposer des mesures. Dans ce cas, la PRIP vous transmet un avis d’intention de recommander l’imposition de mesures.
Dans tous les cas, il est fortement recommandé de faire part de vos observations sur le rapport à la PRIP (dans Mon espace > Mon inspection). Vous disposez de 15 jours, à compter de la date d’envoi du rapport, pour ce faire. Passé ce délai, votre dossier sera transmis au CIP sans autre avis.
(Les mesures s’appuient notamment sur les lois et règlements suivants :
- Code des professions, chapitre C-26, article 55
- Code des professions, chapitre C-26, article 113
- Règlement sur l’inspection professionnelle des membres de l’Ordre, article 25)
